Wer schreibt der Bliebt heißt es und das gilt insbesondere auch im digitalen Zeithalter oder nicht? Wozu brauche ich eine Dokumentation meiner IT? Wozu sollte ich als Unternehmer Wert auf eine aktuelle und vollständige Dokumentation legen? Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag näher beleuchten.

Wozu brauche ich eine IT Dokumentation?

IT und EDV Komponenten in einem Unternehmen können eine beliebige Komplexität annehmen. Dabei besteht die IT-Infrastruktur aus zahlreichen Komponenten und Geräten, die miteinander verbunden sind. Gibt es eine Störung, ist das mit Beeinträchtigungen der Produktivität verbunden. Diese kosten Geld, Zeit und Nerven. Eine effektive und schnelle Fehlerbehebung ist daher wichtig. Dies ist aber nur gewährleistet, wenn alle Komponenten, Software und Einstellungen dokumentiert sind. Darüber hinaus wird von einem Unternehmen erwartet, dass Prozesse und Abläufe festgehalten werden. Dies resultiert indirekt aus gesetzlichen Regelungen wie HGB, DS-GVO und spiel auch bei einer ISO Zertifizierung eine wichtige Rolle.

Wie wird eine IT Dokumentation erstellt?

Bei der Erstellung einer Dokumentation werden alle Komponenten und Zusammenhänge in der IT aufgelistet und detailliert beschrieben (Inventarisierung). Das bedeutet, dass angefangen von der technischen Konfiguration, über Einstellungen in der Software sowie Berechtigungen alle Informationen erfasst und aktuell gehalten werden. Um eine stets aktuelle IT Dokumentation zu erhalten, erfassen wir als IT-Dienstleister alle Daten weitestgehend automatisiert. Das spart vor allem Zeit und Kosten. Darüber hinaus können Schwachstellen frühzeitig erkannt werden und damit die Sicherheit der IT um ein vielfaches Maß gesteigert werden.

Was habe ich für Vorteile?

Als Unternehmen haben sie stets den Überblick über alle relevanten IT-Systeme, Komponenten und Prozesse und sind in der Lage aktiv die Prozesse mitzugestalten. Darüber hinaus bietet ihnen eine aktuelle Dokumentation die Möglichkeit effizient zu planen und Ressourcen zu optimieren. Das bedeutet für sie:

  • Zeitersparnis durch automatisierte Dokumentation
  • Aufdecken von Einsparungspotentialen
  • Schnelle und effektive Reaktionszeiten beim Support
  • optimierte Bereitstellung von IT Services
  • Möglichkeit weitere Prozesse ohne Aufwand zu bedienen
  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen


Zusammenfassung

Eine stets aktuelle und ausführliche IT Dokumentation trägt im Wesentlichen zur Transparenz im Unternehmen bei. Sie hilft Qualitätsansprüche sicherzustellen und Prozesse im Unternehmen effektiv zu gestalten.

Sie möchten eine automatisierte IT Dokumentation umsetzen oder haben Fragen rund um das Thema IT-Sicherheit? Dann fragen Sie gerne nach einem konkreten Angebot. Wir setzen individuelle und maßgeschneiderte Lösungen für Sie gerne um.