Erfolgsprojekt: Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Herausforderung: Dokumentenchaos und ineffiziente Arbeitsprozesse

Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden stand vor einem Problem, das viele wachsende Betriebe betrifft: Die Dokumentenablage war unstrukturiert, historisch gewachsen und größtenteils lokal auf einzelnen Rechnern oder in Netzlaufwerken gespeichert. Das führte zu typischen Herausforderungen im Arbeitsalltag:

Mehrfachablagen und doppelte Dateien in verschiedenen Versionen
Keine zentrale Versionierung – niemand wusste, welches Dokument das aktuelle war
Lange Suchzeiten nach Verträgen, Angeboten oder internen Informationen
Kein mobiler Zugriff auf Dokumente im Außendienst oder Homeoffice
Fehlende Lösch- und Archivierungsrichtlinien – ein Risiko im Hinblick auf die DSGVO

Besonders im Bereich Kundenkommunikation und Projektabwicklung kam es regelmäßig zu Verzögerungen oder Missverständnissen, weil Informationen nicht auffindbar oder veraltet waren. Es bestand dringender Handlungsbedarf, die Dokumentenablage zu strukturieren, zentralisieren und digitalisieren.

Die Lösung: Einführung eines leistungsstarken, DSGVO-konformen DMS

Wir von IT Commander übernahmen die Einführung eines modernen, cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems (DMS), das speziell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten wurde.

Kernfunktionen der Lösung:

Zentrale Dokumentenablage

Alle Dateien werden an einem Ort gespeichert – klar strukturiert nach Abteilung, Projekt oder Kunde

Versionierung & Änderungsverfolgung

Jede Änderung wird dokumentiert und frühere Versionen bleiben nachvollziehbar erhalten

Rechtemanagement

Zugriff auf sensible Dokumente nur für autorisierte Personen dank rollenbasierter Benutzersteuerung

Systemintegration

Definierte Aufbewahrungsfristen und Archivierungsregeln sorgen für Ordnung und Compliance

Verschlagwortung & Volltextsuche

Jedes Dokument kann gezielt über Schlagwörter oder Inhalte gefunden werden

Mobiler Zugriff

Mitarbeitende können per Tablet, Smartphone oder Laptop auf freigegebene Dokumente zugreifen – standortunabhängig und sicher

Die technische Einführung erfolgte in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen. Vorhandene Dokumente wurden schrittweise migriert, strukturiert und in das neue System überführt. Schulungen und eine begleitende Einführungskampagne sorgten dafür, dass das System intern sofort Akzeptanz fand.

Das Ergebnis: Mehr Effizienz, Struktur und Rechtssicherheit

Bereits wenige Wochen nach dem Rollout zeigten sich spürbare Verbesserungen:

Dokumente sind schnell auffindbar – Suchzeiten wurden um bis zu 70 % reduziert
Weniger Fehler und Missverständnisse, da alle mit der gleichen Version arbeiten
Transparente Dokumentenstrukturen, unabhängig von Abteilungen oder Standorten
Sichere und DSGVO-konforme Ablage dank Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Archivierungsregeln
Entlastung der IT, da weniger Anfragen zu verlorenen oder falsch gespeicherten Dateien eingehen

Fazit: Ordnung schafft Produktivität

Die Einführung eines zentralen DMS war für dieses Unternehmen ein entscheidender Schritt in Richtung strukturierter, effizienter und sicherer digitaler Arbeitsprozesse. Mitarbeitende arbeiten nun abteilungsübergreifend mit einheitlichen Standards – unabhängig von Ort und Gerät.

01Sie möchten Ordnung in Ihre digitale Dokumentenwelt bringen?

Wir beraten Sie individuell und sorgen für eine praxisnahe DMS-Lösung – passgenau, sicher und zukunftsfähig.

Projekt Informationen

Kunde

Anonym

Land

Lorem Ipsum is simply dummy

Technologien

Lorem Ipsum is simply dummy

Industrie

Lorem Ipsum is simply dummy

Datum

15/06/2025

Kosten

€ 000

Haben Sie Fragen?

Haben Sie ein Projekt geplant?

Egal, ob Teilmodernisierung oder Komplettumstellung: Wir unterstützen Sie mit Expertise, Planungssicherheit und einer klaren Umsetzungsstrategie. Lassen Sie uns über Ihre Ziele sprechen – unverbindlich und lösungsorientiert.