Sicheres Arbeiten im Homeoffice ist heutzutage wichtiger denn je. In diesem Beitrag stellen wir dir das Programm Teams von Microsoft vor. Wir gehen dabei auf folgende Fragen ein:

  • Was ist Microsoft Teams?
  • Wie installiere ich Teams?
  • Wie richte ich Teams ein?
  • Wie funktioniert Teams?
  • Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?

Was ist Microsoft Teams?

Teams ist ein Programm von Microsoft, das 2017 erschienen ist. Es gehört zur Kategorie der Kollaborationssoftware (engl.: Groupware), also zu Programmen, mit denen sich Personen und Gruppen untereinander austauschen können. Teams ist Teil von vielen Microsoft 365 Lizenzen (bisher Office 365) und somit oft schon vorinstalliert und nutzbar, da viele Unternehmen Office 365 bereits nutzen. Es kann aber auch unabhängig von einer solchen Lizenz kostenlos benutzt werden.

Die Grundfunktionen von Microsoft Teams:

  • Direktnachrichten
  • Gruppenchats
  • Telefon- und Videoanrufe
  • Telefon- und Videokonferenzen
  • Kontaktliste anlegen
  • Dateien hochladen und teilen

Die Liste lässt sich fast beliebig erweitern, da viele weitere Dienste über Apps in Teams eingebunden werden können. Hierdurch erhalten neue Funktionen und Möglichkeiten Einzug.

Wie installiere ich Teams?

Teams kann ohne Installation als Webanwendung verwendet werden oder als Programm (für Windows, macOS oder Linux .DEB/.RPM) beziehungsweise App (für Android oder iOS) heruntergeladen und installiert werden. Je nach Betriebssystem unterscheidet sich der Installationsvorgang ein wenig, unter Windows muss eine Datei (.exe) heruntergeladen und gestartet werden. Die Installation findet dann automatisch statt. Sobald sie abgeschlossen ist, wird man mit einer Aufforderung zur Anmeldung begrüßt.

Grundsätzlich ist Teams für Unternehmen und Schulen gedacht. Für private Kommunikation (auch in Gruppen), Telefonie und Videoanrufe ist Microsoft Skype vorgesehen. In Unternehmen ist Teams häufig schon durch eine Office 365 Lizenz nutzbar, ein entsprechendes Konto zum Anmelden ist vorhanden.

Teams funktioniert nur mit einem Microsoft-Konto. Ist ein solches nicht vorhanden, kann es in wenigen Schritten kostenlos erstellt werden. Dies kann zum Beispiel über die Aufforderung zur Anmeldung direkt in Teams geschehen (unten ist ein Button „Kostenlos registrieren“). Zum Registrieren bei Teams braucht man lediglich eine E-Mail-Adresse, die auch während der Anmeldung bei Microsoft (@live.com) angelegt werden kann. Während der Registrierung erscheint die Frage, wofür Teams verwendet wird. Möchte man sich neu registrieren, führt hier nur „für die Arbeit“ zum Ziel. Wegen der Ausrichtung auf Unternehmen muss ebenfalls ein Firmenname angegeben werden.

Erstellt man auf diese Art ein neues Microsoft-Konto, nutzt man eine abgespeckte Version von Teams (Microsoft Teams free), die für kleinere Gruppen allerdings ausreicht. Mehr zu den Unterschieden unter Funktionen.

Wie richte ich Teams ein?

Nachdem Teams installiert (oder gestartet) worden ist und die Anmeldung erfolgreich war, kann man in ein bestehendes Team eingeladen werden oder ein neues Team erstellen (1). Solche Teams sind Gruppen, die meist einem Personenkreis (Familie, Unternehmen, Projekte, …) entsprechen. Neue Mitglieder müssen eingeladen werden, indem in einem Team unten links „Personen einladen“ (2) geklickt wird.

Wurde Teams wie oben beschrieben mit einem neuen Konto eingerichtet, wird automatisch ein Team mit dem Namen der Firma erstellt und der Dialog zum Personen einladen eingeblendet.

Teams können weiter in Kanäle (3) unterteilt werden, zum Beispiel könnte ein Unternehmen ein Team für das gesamte Unternehmen gründen und Kanäle für die einzelnen Abteilungen, etwa Verwaltung, Buchhaltung und so weiter. Der Zugang zu Kanälen innerhalb von Teams kann entsprechend auf die einzelnen Teammitglieder eingeteilt werden, sodass beispielsweise die Buchhaltung unter sich bleibt. Kanäle können erstellt werden, indem die drei Pünktchen beim entsprechenden Team angeklickt werden und „Kanal hinzufügen“ (4) ausgewählt wird.

Als Mitglied eines Teams kann es dann auch eigentlich schon losgehen. Innerhalb von Kanälen können Unterhaltungen stattfinden oder Dateien hochgeladen werden. Auf Wunsch kann man sein Profil noch individualisieren, indem oben rechts auf den Avatar geklickt (5) und „Profil bearbeiten“ gewählt wird.

Wie funktioniert Microsoft Teams?

Wenn du bereits Programme wie Discord, Skype, Slack oder ähnliches benutzt hast, wird dir Teams sicherlich vertraut vorkommen. In der linken Spalte (1) befinden sich Reiter, die Grundfunktionen wie etwa private Unterhaltungen (Chats), Gruppen (Teams) und Anrufe enthalten. In der zweiten Spalte von links (2) befinden sich Unterteilungen der Funktionen. Zum Beispiel stehen im Reiter Chats die letzten privaten Unterhaltungen. In der rechten und größten Spalte (3) wird der eigentliche Inhalt ausgetauscht.

So können Nachrichten unten in das Feld (4) eingegeben und mit der Eingabetaste versendet werden. Anhänge können über die Büroklammer darunter hinzugefügt werden – oder einfach die entsprechende Datei in das Eingabefeld gezogen werden.

Einen Anruf (oder Videoanruf,) kannst du anstoßen, indem du deine Maus über einen Kontakt hälst (5) und den Hörer bzw. die Kamera anklickst (6). Auf diese Weise lässt sich auch bequem ein privater Chat starten oder eine E-Mail verfassen (7).

Weitere Funktionen wie geplante Besprechungen, Besprechungsaufzeichnungen sowie Telefongespräche und Audiokonferenzen sind der Office 365 Version von Teams vorbehalten. 

Wie steht es um Sicherheit und Datenschutz?

Als Unternehmen mit Kunden in der EU muss sich Microsoft an die Gesetze hierzulande halten, wie etwa die DSGVO. Microsoft verspricht, örtliches Recht einzuhalten. Kundendaten von Teams free Nutzern werden in der weltweiten Cloud von Microsoft gespeichert. Die Daten von Office 365 Unternehmenskunden werden mittlerweile (wieder) in Deutschland gespeichert. Die Rechenzentren der Cloud sind nach gängigen, weltweiten Standards für sichere Datenverarbeitung (ISO 27001, 27002 und 27018) zertifiziert. Die bei der Registrierung angegebenen Daten, sowie alle, die in Teams eingegeben und über Teams versendet werden, werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen und gespeichert.

Ein grundsätzliches Problem aus Sicht des Datenschutzes sind die anfallenden Daten bei der Benutzung von Teams. Hierzu zählen Daten zum Nutzer und zur Nutzung (anonymisiert) sowie Fehlerberichtsdaten. Sofern möglich, sollte die Übertragung abgeschaltet oder so weit wie möglich eingegrenzt werden. Optionen hierfür stehen allerdings nur den zahlenden Office 365 Kunden zur Verfügung: Hier kann der Administrator für alle Office-Anwendungen im Trust-Center die Erfassung von Diagnosedaten einschränken.

Auch hinzugefügte Apps können ungewollt viele Daten abfließen lassen. Hier ist zu beachten, in welchem Umfang Daten von den Apps gesammelt und wie/wo diese verarbeitet werden. Hier können Teams-Administratoren in der Office-Version im Admin-Center einschränken, welche Apps verwendet werden können.

Bei allgemeinen Fragen zu Teams, zur Sicherheit oder zum Datenschutz stehen wir dir gerne zur Verfügung.

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