Wo setzen Sie KI eigentlich ein? Viele Unternehmen wissen es nicht genau.
Der EU AI Act ist in aller Munde. Artikel, Ausnahmen, Übergangsfristen, Hochrisiko-Kategorien: Wer die Diskussion verfolgt, kann schnell das Gefühl bekommen, man müsse zunächst Rechtswissenschaften studieren, bevor man überhaupt anfangen darf zu handeln. Das stimmt nicht. Es gibt einen ersten Schritt, der wenig Zeit kostet und dennoch enorm viel bringt.
Machen Sie eine Liste.
Klingt simpel. Ist es auch. Und genau deshalb unterschätzen so viele Unternehmen diesen Schritt.
Was eine einfache Inventur bewirkt
Setzen Sie sich hin und schreiben Sie auf, wo in Ihrem Unternehmen KI zum Einsatz kommt. Nicht als großes Projekt, nicht mit externem Berater, nicht mit aufwendiger Software. Einfach eine Tabelle oder ein Dokument, in dem steht: Welche Tools werden genutzt? Von wem? Für welche Aufgaben?
Dabei tauchen oft Dinge auf, die Führungskräfte überraschen. Mitarbeitende nutzen ChatGPT für E-Mails. Andere arbeiten mit Claude für Recherchen. Wieder andere haben sich Copilot in Microsoft 365 freigeschaltet, ob mit Unternehmenlizenz oder ohne. All das ist Realität in vielen KMU, und oft weiß die Geschäftsführung davon nur bruchstückhaft.
Genau hier liegt das Risiko. Nicht im Einsatz von KI an sich, sondern im ungeregelten, undokumentierten Einsatz.
Transparenz ist kein Bürokratie-Wort
Der AI Act nennt Transparenz als eines seiner zentralen Prinzipien. Das bedeutet konkret: Unternehmen sollen nachvollziehbar machen können, welche KI-Systeme sie einsetzen und zu welchem Zweck. Wer diese Frage gar nicht beantworten kann, hat schon ein Problem, bevor die erste Behörde anklopft.
Die gute Nachricht: Eine gepflegte Liste Ihrer KI-Anwendungen ist kein juristisches Dokument. Sie ist ein Arbeitsmittel. Sie hilft Ihnen zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, wo Lizenzen fehlen, wo Datenschutzfragen offen sind und wo Sie bereits gut aufgestellt sind.
Konkret: Was auf Ihre Liste gehört
Folgende Fragen helfen beim Einstieg:
- Welche KI-Tools nutzen Mitarbeitende im Arbeitsalltag, offiziell oder inoffiziell?
- Gibt es Unternehmenslizenzen für diese Tools, oder läuft alles über private Accounts?
- Welche Daten fließen in diese Systeme ein, auch versehentlich?
- Wer im Unternehmen hat den Überblick darüber, wie KI eingesetzt wird?
Wer diese Fragen beantwortet hat, ist bereits weiter als ein Großteil der deutschen KMU. Das ist keine Übertreibung.
Was danach kommt
Sobald die Übersicht steht, lassen sich die einzelnen Punkte gezielt bearbeiten. Manche Tools erfordern eine Risikoeinschätzung. Andere müssen in bestehende Datenschutzprozesse eingebettet werden. Wieder andere sind unkritisch und können ohne weiteres weitergeführt werden.
Unternehmen, die an diesem Punkt Unterstützung benötigen, können auf externe Expertise zurückgreifen. IT-Commander begleitet Unternehmen genau in dieser Phase: von der ersten Bestandsaufnahme über die Bewertung einzelner KI-Anwendungen bis hin zur sicheren und transparenten Implementierung. Das betrifft nicht nur den AI Act, sondern auch die Fragen rund um Cloud-Anbindung, Datenspeicherung und Benutzerrechte, also Bereiche, die bei KI-Projekten häufig unterschätzt werden.
Der erste Schritt ist der wichtigste
Sie müssen den AI Act nicht auf einmal verstehen. Sie müssen auch nicht alle Fragen sofort beantworten. Aber Sie sollten wissen, was in Ihrem Unternehmen passiert. Eine strukturierte Liste Ihrer KI-Nutzung ist der Ausgangspunkt für alles Weitere, und sie lässt sich heute noch anlegen.
Wenn Sie dabei Fragen haben oder den nächsten Schritt nicht alleine gehen möchten, sprechen Sie uns an. Wir helfen gerne.