„Unsere Daten liegen in der Cloud, die sind bei Microsoft sicher.“ Diesen Satz hören wir häufig – und er stimmt zur Hälfte. Microsoft betreibt die Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit, die kein Mittelständler selbst hinbekommt. Rechenzentren, Redundanz, Ausfallsicherheit: alles abgedeckt.
Was Microsoft nicht übernimmt, ist die Sicherung Ihrer Inhalte. Das ist keine Auslegungsfrage, sondern Teil des Modells der geteilten Verantwortung: Der Anbieter sichert die Plattform, der Kunde bleibt für seine Daten zuständig. Microsoft empfiehlt in den eigenen Servicebedingungen ausdrücklich, Inhalte und Daten regelmäßig selbst zu sichern.
Der entscheidende Unterschied: Spiegelung ist keine Sicherung
Microsoft hält Ihre Daten mehrfach vor, damit ein Serverausfall nichts kostet. Diese Spiegelung schützt aber nur gegen technische Defekte. Gegen das häufigste Problem hilft sie nicht: Was gelöscht wird, wird als gelöscht gespiegelt. Wenn jemand einen Ordner leert, verschwindet er in allen Kopien gleichzeitig. Dasselbe gilt für überschriebene Dateien oder von Ransomware verschlüsselte Inhalte, die über OneDrive synchronisiert werden.
Wie lange Sie tatsächlich Zeit haben
Microsoft 365 hat Papierkörbe, und die retten viele Alltagsfehler. Aber sie haben Fristen, und die sind kürzer, als die meisten annehmen:
- Exchange Online (E-Mails): Endgültig gelöschte Elemente liegen standardmäßig 14 Tage im Ordner für wiederherstellbare Elemente. Administratoren können die Frist auf maximal 30 Tage verlängern. Danach ist die Nachricht weg.
- SharePoint und OneDrive: Der normale und der endgültige Papierkorb umfassen zusammen 93 Tage.
- OneDrive eines ausgeschiedenen Mitarbeiters: Nach sieben Tagen wandert es in den Papierkorb der Websitesammlung und wird dort weitere 93 Tage aufbewahrt.
Seit Mai 2026 gilt zusätzlich: Wird eine Datei in der Cloud gelöscht, verschwindet sie direkt vom Gerät und landet nicht mehr im lokalen Papierkorb. Wiederherstellen lässt sie sich nur noch über den Web-Papierkorb – innerhalb der 93 Tage.
Die Fristen klingen komfortabel. Das Problem ist, dass Datenverlust selten am Tag des Löschens auffällt.
Drei Szenarien aus dem Alltag
Der Ordner, der niemandem gefehlt hat. Eine Projektablage wird beim Aufräumen gelöscht. Gebraucht wird sie erst wieder, wenn der Kunde ein halbes Jahr später Unterlagen nachfordert. Die 93 Tage sind längst vorbei.
Das übernommene Konto. Ein Angreifer hat Zugriff auf ein Postfach und löscht gezielt Nachrichten, um Spuren zu verwischen. Auffällig wird das oft erst Wochen später bei einer Rückfrage.
Der ausgeschiedene Mitarbeiter. Die Lizenz wird nach der Kündigung eingespart, das Postfach gelöscht. Monate danach stellt sich heraus, dass darin die einzige Korrespondenz zu einem laufenden Vorgang lag.
Der Punkt, der oft übersehen wird: Aufbewahrungspflichten
Geschäftliche E-Mails können handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – mit Fristen von sechs oder zehn Jahren. Ein Papierkorb, der nach 14 Tagen leert, ist dafür keine Grundlage. Wie lange Sie was aufbewahren müssen, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung; technisch umsetzbar ist es nur mit einer eigenständigen Sicherung.
Was eine ergänzende Sicherung leistet
Ein zusätzliches Backup Ihrer Microsoft-365-Daten legt eine unabhängige Kopie außerhalb des Mandanten ab. Damit lassen sich einzelne E-Mails, Postfächer, SharePoint-Bibliotheken oder OneDrive-Inhalte auf einen Stand vor dem Vorfall zurückholen – auch Jahre später und auch dann, wenn das Konto längst gelöscht ist.
Wie wir das umsetzen, steht auf unserer Seite zum Managed Microsoft 365 Backup. Wenn Sie Microsoft 365 ohnehin betreut haben möchten, finden Sie unter Microsoft 365 mit Rundum-Service das Gesamtpaket.
Der einfachste erste Schritt
Prüfen Sie eine Sache: Könnten Sie eine E-Mail wiederherstellen, die vor einem Jahr gelöscht wurde? Wenn die Antwort unklar ist, haben Sie eine Lücke. Unser Datensicherungs-Check beantwortet das verbindlich – für Microsoft 365 und für den Rest Ihrer Datensicherung.
Wir betreuen Unternehmen in Minden, Herford, Lübbecke, Bad Oeynhausen und der Region OWL. Rufen Sie uns an unter 05741 608912-0 – oder buchen Sie sich direkt einen Termin.